CHARGÉ DE COORDINATION ADMINISTRATIVE – SCOLARITÉ / ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR H/F

CHARGÉ DE COORDINATION ADMINISTRATIVE – SCOLARITÉ / ENSEIGNEMENT SUPÉRIEUR H/F

CDI – Paris 7e – 40 K€ brut annuel – Cadre au forfait jours

Vous aimez organiser, fiabiliser et faire évoluer des processus administratifs complexes ? Vous êtes particulièrement à l’aise avec les outils numériques et souhaitez contribuer à l’intégration de l’IA dans les pratiques professionnelles ?

Pour une institution académique de premier plan, nous recherchons un Chargé de coordination administrative pour rejoindre le Service d’Appui à la Formation, au sein de la Direction de la scolarité.

Au sein d’une équipe de 4 personnes, vous contribuez à l’organisation des grandes étapes de la scolarité : examens, Grand Oral, jurys de fin d’année et diplomation. Vous occupez un rôle transversal, associant coordination, gestion administrative, fiabilisation des données et amélioration des procédures.

Vos missions

Coordonner les processus de scolarité

• Organiser les grandes échéances de la scolarité : galops, examens, Grand Oral, jurys et diplomation.

• Construire et suivre les calendriers et rétroplannings, en lien avec la responsable du service et les équipes concernées.

• Préparer les jurys : tableaux de synthèse, vérification des données, dossiers et documents de décision, organisation logistique.

• Assurer le suivi administratif des épreuves du Grand Oral, de leur préparation au traitement des résultats.

• Participer à la délivrance des diplômes et documents officiels, à la vérification des obligations de scolarité et à l’archivage des dossiers.

Fiabiliser les données et les procédures

• Structurer et actualiser les ressources documentaires du service : procédures, modèles de documents, dossiers partagés et espaces numériques.

• Garantir la fiabilité des informations et le respect des procédures.

• Participer au traitement administratif des demandes et à la gestion de la boîte mail du service.

• Contribuer à la rédaction et à la diffusion des communications générales destinées aux étudiants.

Faire évoluer les outils et les méthodes de travail

• Identifier les tâches pouvant être simplifiées, automatisées ou fiabilisées.

• Concevoir et déployer des automatisations à l’aide des outils numériques et de l’intelligence artificielle, dans la continuité des travaux déjà engagés.

• Proposer des procédures plus efficaces et accompagner leur mise en œuvre.

• Partager les bonnes pratiques et accompagner l’équipe dans la prise en main de nouveaux outils et usages.

Les conditions

• CDI à pourvoir dès que possible

• 40 K€ brut annuel

• Statut cadre – forfait jours

• Paris 7e

• Télétravail : 1 jour par semaine

• 40 jours ouvrés de congés payés par an

• Titres-restaurant

• Mutuelle et prévoyance

• Prise en charge de 55 % du titre de transport

Le processus BWO

• Premier échange téléphonique avec un consultant BWO

• Entretien de recrutement

• Tests de positionnement

• Présentation de votre candidature à notre client

• Entretien avec les équipes de l’établissement

• Retour rapide et systématique

Vous associez rigueur administrative, coordination et aisance avec les outils numériques ? Vous souhaitez contribuer concrètement à l’amélioration des processus dans un environnement académique exigeant et international ? Échangeons.

Le profil recherché

Vous justifiez d’une formation Bac+3 minimum et d’au moins 5 ans d’expérience dans une fonction de coordination administrative ou de gestion de processus, idéalement dans l’enseignement supérieur, une université, une grande école ou un organisme de formation.

Vous êtes à l’aise avec la gestion de dossiers en volume, les échéances multiples et les opérations administratives nécessitant rigueur et fiabilité. Vous savez structurer votre activité, formaliser des procédures et coordonner des interlocuteurs variés.

Vous disposez d’une très bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et prenez facilement en main de nouveaux logiciels. Vous avez une appétence concrète pour les outils numériques et l’intelligence artificielle : vous aimez tester des solutions, identifier leurs applications pratiques et les intégrer dans les méthodes de travail.

Un anglais de niveau C1 est indispensable, à l’écrit comme à l’oral, dans un environnement international.

Rigueur, autonomie, esprit d’analyse, qualités rédactionnelles, sens de l’organisation et capacité à travailler en équipe sont essentiels. Vous savez prendre des initiatives, gérer les priorités et accompagner les évolutions de pratiques.